Seja por desorganização do seu gestor, seja porque a empresa ainda não tem procedimentos estabelecidos, seja por falta de colaboradores — enfim, o que importa é que você está com vários abacaxis na mão para descascar. Isso significa, neste momento, que não importa muito a causa nem quem deixou o circo pegar fogo; importa que temos diversas atividades para resolver e precisamos, para o nosso bem e o bem da empresa, fazer isso rápido e da melhor forma possível.

Pois bem, se você tem lido os textos anteriores, já deve ter percebido que sempre tenho o objetivo de trazer a responsabilidade de tudo o que for possível para nós mesmos. Não adianta muito ficar reclamando ou esperando que outra pessoa resolva o problema. E mesmo que isso dê certo, quem deseja se desenvolver profissionalmente inevitavelmente vai se tornar um "resolvedor de problemas". A única ressalva que faço aqui é que se tenha bom senso, para que essa característica não se torne uma obsessão e prejudique a empresa ou a si mesmo, assumindo responsabilidades totalmente além das suas possibilidades.

Entre os séculos XIX e XX, existiu um cientista político chamado Vilfredo Pareto. Ele nasceu na França, mas viveu na Itália. Nesse ínterim, ele observou que 80% da riqueza italiana pertencia a 20% dos italianos, ao passo que 80% dos italianos dividiam apenas 20% da riqueza. Em seguida, ele começou a observar que essa proporção se aplicava a tudo. Por exemplo, 20% do seu pomar produzia 80% das frutas.

Mais tarde, essa proporção determinada por Pareto foi trazida para dentro das empresas, para nos ajudar a determinar prioridades e focar nossos recursos (energia, dinheiro, tempo, pessoas etc.) naquilo que é realmente importante. Essa ferramenta passou a ser conhecida como Diagrama de Pareto ou Curva ABC, porque, para facilitar a visualização, recebeu a modificação para 20%, 30% e 50%, respectivamente: A, B e C.

Com essa ferramenta, podemos desde organizar um estoque até fazer planejamentos ou mesmo resolver situações caóticas com várias coisas ao mesmo tempo. Precisamos apenas listar todas as tarefas a resolver e analisá-las. Em seguida, vamos contar quantas coisas temos que fazer. A título de exemplo, suponhamos que temos 20 atividades. Com esse número, vamos analisar as atividades para saber quais são as mais vitais, lucrativas e/ou que trarão maior prejuízo ou risco se não forem feitas urgentemente. Ordenaremos da mais importante para a menos importante. Separando entre A, B e C, precisamos elencar 4 atividades Classe A, as quais serão realizadas imediatamente, referentes aos 20% mais importantes. Depois, determinaremos 6 atividades Classe B, as quais serão realizadas na sequência. São aquelas atividades que não são vitais, mas que, se não receberem atenção, se tornarão problemas no futuro próximo, referentes aos 30%, sendo intermediárias em termos de prioridade. E, por último, depois que tiver feito A e B, executará as 10 atividades que sobraram para a Classe C, referentes aos 50% de tudo que você tinha para fazer.

Quanto mais conhecimento sistêmico tiver acerca das atividades, planejamentos ou produtos — ou qualquer outra aplicação que deseje dar à Curva ABC (Pareto) —, mais assertivo será. Tome muito cuidado para não deixar algo realmente importante de fora por não saber o quão importante é e, também, tome cuidado para não elencar algo como Classe A sendo que é importante apenas do seu ponto de vista, mas, para a empresa e/ou processo, não tem relevância alguma.

Suponha que você cuide de um estoque de matérias-primas da sua empresa. Você não tem tempo de inspecionar todos os materiais todos os dias e não tem um lugar perfeito para deixar todos eles. Para resolver esse problema, você pode utilizar a Curva ABC, onde 20% dos itens mais caros você vai inspecionar todos os dias; 30% dos itens com valor intermediário, você vai inspecionar uma vez por semana; e 50% dos itens, que são mais baratos, você vai inspecionar uma vez por mês. Dessa forma, você, que estava enlouquecendo por ter que inspecionar milhares de itens, agora sabe exatamente como proceder, de maneira lógica e organizada. Qual a ressalva aqui sobre conhecimento sistêmico que faço no parágrafo anterior? Se um item muito baratinho, Classe C se for classificado por valor, vem da Índia e demora seis meses para chegar, não importa se ele custa meio centavo: você vai parar sua empresa se não controlar esse item como Classe A.

Conforme você for utilizando Pareto e refletindo sobre essa ferramenta, vai criar uma forma de enxergar as necessidades de maneira muito automática e racional. Acredito que o mais importante dessa ferramenta seja nos ensinar a gastar nossa energia e tempo naquilo que é realmente importante, naquilo que vai te trazer muito ganho ou te evitar muita perda. Vejo muita gente perdendo tempo e discutindo, em reuniões, sobre problemas insignificantes, como, por exemplo, deixaram um copo sujo dentro da pia do escritório. É um problema? Sim! Mas, se for resolvido e nunca mais acontecer novamente na história da empresa, não teremos enriquecido absolutamente nada com isso. Deixe as brigas pequenas para quando já tiver matado TODOS os gigantes!

Outra ferramenta que corrobora muito com Pareto é a Matriz GUT. Nela, pontuamos e tratamos as demandas por Gravidade, Urgência e Tendência. Gravidade representa o impacto do problema, seja na lucratividade, produtividade, imagem da empresa etc. Urgência refere-se ao tempo disponível: se necessita ser resolvido de imediato ou pode esperar um pouco. E a Tendência significa se, caso o problema não for resolvido de imediato, ele vai se agravar ou não.

Depois que determinar suas demandas, faça uma lista simples no Excel. Registre os problemas ou demandas na sua planilha e, nas próximas três colunas, escreva Gravidade, Urgência e Tendência. Analise corretamente cada problema, sua complexidade e suas consequências. Assim como em Pareto, faça uso de sua visão sistêmica para não julgar apenas considerando seu ponto de vista. Na frente de cada problema, você vai fazer uma avaliação, de 1 a 5, em Gravidade, Urgência e Tendência, onde 1 representa pouco significante e 5, extremamente relevante. Feito isso, multiplique as três pontuações uma pela outra, conforme imagem a seguir. Você tomará decisões e resolverá primeiro os problemas ou atividades que tiverem pontuações mais elevadas.

Espero ter podido contribuir com sua rotina através dessas duas ferramentas. Eu, pessoalmente, gosto muito de Pareto. Considero uma filosofia no modo de ver os problemas ou demandas a serem resolvidas, principalmente quando a vida profissional não está caminhando em linha reta. O que se pode observar em comum nas duas ferramentas é a grande importância de conhecer a fundo todos os processos dos quais você faz parte, para poder tomar decisões assertivas. Entenda certinho por que você faz tudo o que tem que fazer. Não faça as coisas só porque pediram ou porque "sempre foi assim". Entenda para onde vai seu trabalho e como ele será utilizado pela área seguinte. O que, para a próxima área, é importante e o que não faz diferença.

Peter Drucker tem uma frase que gosto muito. Ele diz: "Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente aquilo que não deveria ser feito".

Resumo

Pareto e GUT: É hora de definir prioridades no seu ambiente de trabalho e otimizar seus resultados.

✔ Assuma a responsabilidade: Independente das causas ou de quem provocou os problemas, o foco deve ser resolver as atividades rapidamente e da melhor forma possível.

✔ Desenvolva-se como resolvedor: Quem quer crescer profissionalmente precisa ser um solucionador de problemas, mas com equilíbrio para não assumir mais do que pode.

✔ Entenda o Princípio de Pareto: 20% das ações geram 80% dos resultados; use a Curva ABC para organizar e priorizar tarefas de forma estratégica.

✔ Aplique visão sistêmica: Conhecimento profundo dos processos evita erros na priorização e garante foco no que realmente é importante para a empresa.

✔ Use também a Matriz GUT: Classifique problemas conforme Gravidade, Urgência e Tendência, atribua notas e priorize a resolução conforme a maior pontuação.

✔ Priorize com inteligência: Gaste sua energia no que realmente faz diferença; não perca tempo com questões pequenas quando há problemas maiores a resolver.

✔ Peter Drucker: "Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente aquilo que não deveria ser feito".

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